A. Sistem
Input
Terbagi dua, yaitu sistem input
berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.
1. Sistem
Input Berbasis Kertas
Dalam
beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi, masukan - masukan ke sistem akuntansi berupa dokumen
sumber yang ditulis tangan atau ketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan
dan dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan
pemrosesan.
Fase pemrosesan input terdiri dari:
1) Persiapan
dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti order
penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap
ini diminimalkan dengan merancang dokumen yang baik dan mudah dipahami. Dokumen
sumber yang telah terisi lengkap secara periode dikumpulkan dan dikirim ke
dapertemen pengolahan data untuk dimasukan kedalam sistem komputer.
2) Pengiriman
dokumen sumber kebagian pengolahan data
Batch control total
dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer
data antara dapertemen pengguna dengan dapertemen pengolahan data. Tidak adanya
atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari dapertamen
pengguna ke dapertamen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang
cukup siknifikan.
3) Data
entry
Setelah dokumen sumber (seperti
faktur) diterima oleh dapertemen pengolahan data, dokumen tesebut secara manual
diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan kedalam disk
berikutnya fail input akan dicek. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber
merupakan faile data.
4) Teknik
Program Edtting Data
Pengeditan data bisa jadi ditrpkan
untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file). Teknik
editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data
memuat hanya karakter yang vaild. Setelah item data diedit pada level karakter,
data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk
mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang
legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel semacam ini disebut tabel
lookup.
Tabel 1.1
Ilustrasi
Editing Data
|
Editing Data
|
Deskripsi
|
Contoh
|
|
Completeness check
|
Pengecekan untuk memastikan bahwa
field yang harus di isi memang telah di isi, jika tidak di isi tidak
dapat diperoses
|
Setiap filed didalam sebuah record
dicek untuk memastikan tidak ada data yang kosong.
|
|
Filed format check
|
Pengecekan bahwa setiap karakter didalam
sebuah filed memiliki tipe data yang benar (alphabet atau numerik.
|
Setiap karakter dari filed nomor
vendor dicek untuk memastikan bahwa data yang diinput memang data numerik
|
|
Field length check
|
Pengecekan dalam sebuah filed
bahwa yang di inputkan memiliki jumlah karakter tertentu.
|
Field tanggal didalam format
tanggal-bulan-tahun dicek untuk memastikan bahwa data yang di inputkan
mencangkup enam digit karakter.
|
|
Field sign check
|
Pengecekan tanda (positif atau
negatif) suatu field numerik untuk memastikan data tersebut diisi dengan
nilai yang benar.
|
Field jumlah tagihan yang jatuh
tempo disuatu tagihan dicek untuk memastikan field tersebut diisi dengan
angka yang bernilai positif.
|
|
Limit check
|
Nilai suatu field numerik
dibandingkan dengan batas atas dan batas bawah nilai data yang telah
ditentukan dimuka.
|
Nilai field jam kerja didalam
kartu waktu dicek untuk memastikan nilai jam kerja tersebut tidak lebih besar
dari nilai yang ditetapkan, dalam hal ini 60 jam.
|
|
Reasonable check
|
Nilai suatu field numerik
dibandingkan dengan filed numerik yang lain didalam record yang sama.
|
Biaya overhead didalam catatan
produk dalam proses dicek untuk memastikan angka biaya overhead tersebut
tidak lebih besar dari 200% filed biaya tenaga kerja.
|
|
Valid code check
|
Mencocokan nilai suatu kode dengan
filed tabel yang memuat nilai kode yang legal.
|
Filed kode vendor divalidasi
dengan mencocokan kode vendor ke file tabel yang memuat kode pemasok yang
valid.
|
|
Check digit
|
Validasi kode numerik dengan
penggunaan algoritma check digit
|
Sistem POS memvalidasi kartu
kridit dengan menghitung ulang kebenaran check digit didalam nomor rekening
pelanggan.
|
|
Combination check filed
|
Nilai sebuah filed dibandingkan
dengan filed lain untuk memastikan adanya validitas.
|
Filed kode transaksi dibandingkan
dengan filed kode departemen kode transaksi tertentu hanya valid untuk
departemen tertentu.
|
|
Internal label check
|
Label file internal dibaca untuk
memvalidasi karakteristik sebuah file.
|
Kode file didalam label internal
dicek oleh program penggajian untuk memastikan bahwa file tersebut memang
file penggajian.
|
|
Sequence check
|
Sebuah file didalam serangkaian
record dicek urutannya (ascendingmaupun discending)
|
Urutan nomor faktur diverifikasi
pada saat file faktur diproses.
|
|
Record count check
|
Jumlah record didalam sebuah file
dihitung selama pemrosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input.
|
Hash total dari nomor kode
karyawan dihitung selama pengolahan data dan dibandingakan dengan
pengendalian input dari departemen penggajian.
|
|
financial totall check
|
Financial total suatu field dalam
suatu file dihitung selama pemrosesan dan dicocokan dengan pengendalian input
|
Total jumlah dollar dari faktur
yang diproses dihitung dan dicocokan dengan total yang diterima dari
pepartemen penagihan.
|
2. Sistem
Input Tanpa Kertas
Sistem input tanpa kertas (paperless)
sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan
komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem
tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan
sistem berbasis kertas. Masalah sistem tanpa kertas adanya kehilangan peluang
untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi
menjadi dua, yaitu:
1. Sistem
input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Sistem ini mencangkup sistem entry
data manual online dan sistem indentifikasi otomatis seperti sistem point
of sales (POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara
manualmengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi
otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh
mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia
biasanya diproses melalui dua fase:
a. Input
(entri) data dan editing data: program pengeditan data secara utuh pada sistem
input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam
sistem.
b. Pengiriman
data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat,
transaksi biasanayan langsung diinput langsung kedalam komputer pusat melalui
terminal data.
2. Sistem
input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia
Salah satu aplikasi yang menggunakan
teknologi ini adalahnetworked vending machine (NVM), contoh
teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang
sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronicdata interchange (EDI)
dan electronic fund transfer (EFT).
B. Sistem
Pemrosesan
Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtualsemua sistem berbasis
kertas dalam pengolahan atau pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch:
transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara
periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera
setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya
adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak
perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan
memperbarui file yang diakses secara :
1) Pemrosesan batch dengan
memperbarui file berurutan
a. Pemrosesan
didalam sistemseperti ini biasanaya mencangkup beberapa tahap :
b. Mempersiapkan
file transaksi. pertama melakukan editing data dan validasi, kemudian record
didalam file transaksi diurutkan sesuai urutan didalam master file.
c. Memperbarui
master file. Record didalam file transaksi dan master file
dibaca satu demi satu, dicocokan dan dituliskan ke satu master file baru untuk
mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
d. Memperbarui
buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencermminkan perubahan didalam master
file.
e. Membuat
laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan lain.
2) Pemrosesan Batch
Dengan Memperbarui File Akses Acak
Sekelompok bukti pembayaran dari
pelanggan dimasukan melalui terminal data dan diposting dengan pembaruan file
akses acak langsung kedalam file piutang dagang. Pemrosesan batch dengan
memperbarui file akses acak dapt dilakukan dengan cara :
a. Aplikasi
faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru
diposting secara periodik kedalam file piutang dagang. File
pengndalian merupakan ringkasan file piutang dangang bedasrkan jenis rekening
(penjualan angsuran atau penjualan kridit dengan termin 30 hari). Laporan
ringkasan pengendalian dibuat , dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen
sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas harian.
b. pemrosesan
bukti penerimaan kas: pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat
yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat
cek itu diterima. Demi kemudahan penanganan, pengndalian, dan rekonsilasi maka
cek dikelompokan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok.
Sistem pemrosesan tanpa kertas
Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang
kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada
saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.
Dilakukan dengan dua cara :
a. Pemrosesan batch dalam
sistem pemorosesan tanpa kertas
Pemrosesan batchdalam sistem tanpa
kertas serupa dengan pemrosesan batchdalam sistem berbasis kertas.
Perbedaaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan
buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara
periodik.
b. Pemrosesan real
time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas
Sistem real-time online (OLRS)
memproses transaksi langsung setelah transaksidiinput kedalam sistem dan dapat
langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi
perkelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan
untuk memperbarui master fiile dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.
Sistem Penjualan Realtime
Dalam sistem penjualan real-time,
order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan,
bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara berekala dalam
interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan). Ada tiga teknologi
yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem POS (point
of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem
pemesanan EDI (electronic data interchange).
c. Sistem
Output
Sistem output dapat berbasis kertas,
tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem ssemacam ini tidak
menyediakan query yang dapat diakses secara acak oleh
pengguna, maka sistem menghasilkan hasil cetakan atau microfichi
copy dari semua file untuk referensi. Contoh : hasil cetakan file
piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan.
Pengendalian output dirancang untuk
mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output
didistribusukan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervaisor
didalam depertemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kwalitas laporan jika
dibandingkan dengan laporan periode lalu.
Kelompok pengendalian electronic
data processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor
operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi
audit internal.
Latihan
1. Jelaskan
sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas?
2. Jelaskan
sistem pemrosesan berbasis kertas dan sistem pemrosesan tanpa kertas?
3. Jelaskan
sistem output berbasisi kertas dan sisitem output tanpa kertas?
4. Jelaskan
apa yang dimaksud dengan keyverification data input dan
kesalahan operti apa yang dapat dikendalikan dengan key verification?
5. Jelaskan
sistem pemrosesan transaksi berorientasi batch didalam
sistem pemrosesan sistem betch menjadi alternatif yang
paling ekonomis.
Jawaban
1. Sistem
Input, diantaranya:
1) Sistem
Input Berbasis Kertas
Latihan Soal
1. Jelaskan sistem input berbasis kertas dan
sistem input tanpa kertas?
1). Input
berbasis kertas
· Sistem
input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online,
transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk
mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan
otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.
Masalah sistem tanpa kertas adanya kehilangan peluang untuk melakukan pemisahan
tugas dan hilangnya jejak audit.
Fase pemrosesan input terdiri dari:
a. Persiapan
dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti order
penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap
ini diminimalkan dengan merancang dokumen yang baik dan mudah dipahami. Dokumen
sumber yang telah terisi lengkap secara periode dikumpulkan dan dikirim ke
dapertemen pengolahan data untuk dimasukan kedalam sistem komputer.
b. Pengiriman
dokumen sumber kebagian pengolahan data
Batch control total
dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer
data antara dapertemen pengguna dengan dapertemen pengolahan data. Tidak adanya
atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari dapertamen
pengguna ke dapertamen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang
cukup siknifikan.
c. Data
entry
Setelah dokumen sumber (seperti
faktur) diterima oleh dapertemen pengolahan data, dokumen tesebut secara manual
diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan kedalam disk
berikutnya fail input akan dicek. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber
merupakan faile data.
d. Teknik
Program Edtting Data
Pengeditan data bisa jadi ditrpkan
untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file). Teknik
editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data
memuat hanya karakter yang vaild. Setelah item data diedit pada level karakter,
data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk
mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang
legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel semacam ini disebut tabel
lookup.
2) Sistem
Input Tanpa Kertas
Sistem input
tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi
direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan
dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang
lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Masalah sistem tanpa
kertas adanya kehilangan peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya
jejak audit. Sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu:
a. Sistem
input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Sistem ini mencangkup sistem entry
data manual online dan sistem indentifikasi otomatis seperti sistem point
of sales (POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara manualmengetikan
transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang
dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi
sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses
melalui dua fase:
a) Input
(entri) data dan editing data: program pengeditan data secara utuh pada sistem
input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam
sistem.
b) Pengiriman
data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat,
transaksi biasanayan langsung diinput langsung kedalam komputer pusat melalui
terminal data.
b. Sistem
input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia
Salah satu aplikasi yang menggunakan
teknologi ini adalahnetworked vending machine (NVM), contoh
teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang
sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic datainterchange (EDI)
dan electronic fund transfer (EFT).
2. Jelaskan
sistem pemrosesan berbasis kertas dan sistem pemrosesan tanpa kertas?
· Sistem
Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtualsemua sistem berbasis
kertas dalam pengolahan atau pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch:
transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara
periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera
setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya
adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak
perlu dihitung setiap hari.
· Sistem
pemrosesan tanpa kertas
Pada pemrosesan batch atau
real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses
pada saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.
3. Jelaskan sistem output berbasis
kertas dan sistem output tanpa kertas?
· Sistem
output berbasis kertas menyediakan banyak query yang dapat diakses secara acak
oleh pengguna ,
maka
system ini menghasilkan hasil cetakan atau microfiche copy dari semua file
untuk referensi.
· Di
Sistem tanpa kertas yang online dan real – time cenderung menghasilakan hanya
sedikit output . Sistem ini penting di perusahaan besar karena akan sangat
tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan
record.
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan keyverification data
input dan kesalahan seperti apa yang dapat dikendalikan dengan key
verification?
· Key
verification adalah satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi
kesalahan pengetikan.
· Kesalahan
yang dapat dikendalikan seperti salah ketik nomor rekening pelanggan karena
karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengartikan
karakter yang tertulis di dalam dokumen sumber.
5.
Jelaskan sistem pemrosesan transaksi berorientasi batch didalam
sistem pemrosesan sistem batch menjadi
alternatif yang paling ekonomis ?
Sistem pemrosesan berorientasi batch
transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses secara
periodik. Pemprosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus
diproses. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera
setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya
adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap
0 komentar:
Posting Komentar